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Essa semana foi iniciado o processo de digitalização dos documentos da prefeitura. A medida faz parte do plano de governo do prefeito Heliomar Franco e da vice-prefeita Regina Caetano em busca da modernização do município. O projeto piloto está sendo realizado na Secretaria Municipal de Desenvolvimento Econômico, Turístico e Tecnológico (Sedettec), com apoio da Secretaria Municipal da Fazenda (Semfa). 

Atualmente todos os documentos da prefeitura estão em arquivos físicos. Essa realidade dificulta a comunicação de sistemas entre as secretarias e atrasa a resolução de demandas. Observando essa defasagem, a nova gestão decidiu colocar em prática um pequeno passo que abrirá caminhos para uma cidade inovadora. A digitalização teve início na quinta-feira e, no primeiro dia, já foram escaneados cerca de 4 mil arquivos. O Diretor de Tecnologia da Sedettec, André Serpa, responsável pelo projeto, estima que em 45 dias todos os documentos da secretaria estejam escaneados, somando cerca de 100 mil arquivos, alguns com mais de 500 páginas. Após, a ideia é expandir o processo a todas as secretarias, uma execução que será facilitada pelos dados coletados nesta primeira etapa. 

O projeto piloto está contando com o apoio da empresa W3K, na pessoa de Daniel Klafke, que cedeu alguns maquinários para o escaneamento dos documentos. O trabalho está sendo monitorado por Serpa e executado por colaboradores e estagiários do setor. Durante a classificação dos documentos, foram descobertos materiais que sofreram danos pela enchente do ano passado e, infelizmente, precisaram ser descartados. Uma situação que a nova gestão tem trabalhado para que não se repita. “O prefeito Heliomar e a vice Regina estão muito focados nisso. Toda essa evolução que estamos vendo na organização da cidade também está acontecendo internamente. Não é só extramuros, intramuros também”, relata Serpa.

O novo sistema trará bons efeitos para a população. Com a transformação digital, os munícipes poderão fazer a maior parte dos seus protocolos e solicitações em casa. Dessa forma, os serviços serão mais ágeis e transparentes. Além disso, a nova medida também gera benefícios econômicos e ambientais, visto que a aquisição de papel será menor. 

Superintendência de Comunicação da Prefeitura de São Leopoldo